Oratoria 105:

Ayudas Visuales, Potenciando las Presentaciones.

Potenciando las Presentaciones con láminas.

Las ayudas audio/visuales.

La elaboración de las ayudas visuales se incluye dentro del proceso de elaboración del discurso. No debemos olvidar que, cuando se emplean, deben formar parte indisoluble de éste y, además de servir como ayuda y guía de la presentación, ofrecen información por sí mismas. En unos casos como refuerzo o complemento y, en otros en los que sea necesario transmitir mucha información a audiencias acostumbradas a tenerlas como fuente de comunicación paralela a la palabra.

Los recursos visuales, como apoyo a la palabra hablada deben ser:

• Claros y precisos, han de ser entendidos inmediatamente por los asistentes. Los visuales deben ser lo suficientemente ilustrativos para que el ponente al referirse a ellos no tenga que aportar más explicaciones que las propias del discurso. Lógicamente, los visuales estarán también adaptados a las características de la audiencia. No debemos olvidar que deben constituir una guía de toda la exposición, tanto al ponente como a los asistentes.

• Relevantes, en el sentido en que su aporte esté justificado y contribuya a transmitir el mensaje. Que no sean un mero adorno a la exposición oral. Cada ilustración deberá estar cónsona con lo expresado por el orador. De no ser así, lo único que hacen es distraer y dar a la audiencia la sensación que no se ha dicho nada importante.

• Atractivos, es decir que causen buena impresión en la audiencia y produzcan una contemplación agradable.

• Legibles. Esta característica es fundamental. No se debe incluir ningún rótulo, gráfico o letra que no sea leído con facilidad por la audiencia. Conviene recordar que todos los signos o caracteres que aparecen en los visuales deben tener un tamaño apropiado para ser leído por los presentes quienes se encuentren en la última fila del salón. Esto nos obliga a poner pocas cosas y solo la esencia de estas. Los visuales no están pensados para incluir párrafos completos, sino titulares o puntos clave que resuman el contenido de estos. Lógicamente, dentro de las normas que rigen la gramática.

• Bien construido, de acuerdo con las técnicas actuales y las facilidades que nos dan procesadores de texto y programas de presentación. Si confeccionamos nuestros recursos a mano alzada, conviene hacer buena letra y cuidar la elaboración.

• Impactantes, o más concretamente, atractivos. De manera que sean agradables a la audiencia en su contemplación. Debemos cuidar que el impacto no esté en detrimento de su función como apoyo a la comunicación y que no incluya elementos desagradables o perturbadores para la audiencia. Cuidado con el significado de colores, formas o imágenes para la cultura o costumbres de la audiencia.

Reglas para crear una presentación exitosa con diapositivas.

Las medidas aconsejadas por expertos y especialistas en comunicación para tener en cuenta al crear cualquier presentación de diapositivas son las siguientes:

1. Simples, según Leonardo da Vinci "La simplicidad es la máxima sofisticación".

2. Usa un estilo personal y único en tus presentaciones.

3. Haz tus presentaciones fáciles de ver y de leer, aun en pantallas pequeñas. Usa tipos de fuentes para facilitar la lectura y no fatigar al lector, elige el tamaño adecuado para cada uso.

4. Usa siempre imágenes, fotografías y otros elementos gráficos. Estos son procesados más rápidamente por nuestro cerebro que cualquier texto.

5. Cuando sea necesario y lo requiera, usa audio, música y videos en las presentaciones, le agregarán valor.

6. Evita las transiciones muy complicadas y sofisticadas.

7. Configura los intervalos para la reproducción automática sabiamente.

8. Usa las páginas de notas para agregar información extra, pero necesaria en cada dispositiva y comprueba siempre la ortografía y la gramática.

1. Simplicidad y sencillez.

Para comunicar de forma efectiva, mantener la atención y el interés, reduce el número de diapositivas de la presentación al mínimo.

Limítate a una idea central por cada una de ellas.

De ser posible deja que las imágenes o gráficos cuenten la historia, reduce el uso del texto.

· La llamada "Regla de Guy Kawasaki" de 10-20-30: una presentación no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 puntos de tamaño.

· La "Regla 20-20": una presentación debe tener 20 diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una, para ser precisos y evitar fatigar y aburrir al lector.

· La "Regla del 6": no debe haber más de seis líneas por pantalla, con no más de seis palabras cada una.

· La "Regla 33" indica un máximo de 33 palabras por diapositiva.

Por supuesto ninguna de ellas es exacta, ni se aplican a todas las presentaciones.

2. Visibilidad del texto.

Los expertos aconsejan lo siguiente:

· El tamaño de la letra no debe ser menor a 34 puntos para el título.

· El texto del cuerpo de la diapositiva debe ser mayor de 24 puntos.

· Usar mayúsculas en el título y preferentemente minúsculas en el cuerpo.

· El tipo de fuente usada en el cuerpo debe ser clara, sencilla y limpia, aunque en los títulos se puede usar alguna más sofisticada.

· No se deben de emplear más de tres tipos de fuentes.

· Siempre se debe usar las fuentes incluidas en Windows, para evitar al reproducirla en otro equipo sea reemplazada por otra, lo cual generalmente es desastroso.

· No obstante si se quiere usar otra fuente, es necesaria incrustarla en el archivo (siempre requiere espacio extra).

o Para eso en las Opciones escoge: Guardar.

o Marca la casilla: "Incrustar fuentes en el archivo".

· Se deben usar las fuentes de la familia Sans-Serif (si el Serif), las cuales son más fáciles de leer en pantalla.

· Evita totalmente las fuentes en cursivas y aquellas con bordes decorativos, como Times, por ejemplo.

· Fuentes aconsejadas: Arial, Verdana, Tahoma, Lucida Sans Unicode, Comic Sans MS, Calibri, Helvética.

· Alinea el texto a la izquierda o a la derecha cuando sea imprescindible, el texto centrado es más difícil de leer y se considera de novatos.

· Simplifica en lo posible el texto. Elimina de ser posible las expresiones cortas como: "un", "a", "el", que, etc. Un ejemplo de la simplificación del texto:

o ORIGINAL - "Usa los símbolos que están incluidos en el programa".

o REDUCIDO - "Usa símbolos incluidos en el programa".
Formato del texto.

Existe una prueba para comprobar la visibilidad de una diapositiva: Imprime una diapositiva en una hoja, déjala caer al piso y comprueba si de pie se puede leer correctamente.

3. El color del fondo y el del texto en las diapositivas.

Para ver la diapositiva correctamente debe existir contraste entre el fondo y la letra. La mejor combinación es el texto oscuro sobre un fondo claro, aunque se puede usar lo inverso. Siempre usa colores sean complementarios. Se deben evitar colores muy brillantes como el amarillo o naranja, además es mejor evitar el uso de muchos colores diferentes.

No se debe combinar: rojo/verde, amarillo/violeta o azul/naranja.

4. El formato del texto.

· Evita largos párrafos y bloques de texto. El exceso de texto que sea necesario, no lo desperdicies, déjalo para las notas.

· Evita el subrayado para resaltar el texto, déjalo solo a los links, para resaltar usa negrita o cursiva.

· Si utilizas listas… usa gráficos SmartArt.

o Selecciona el texto y en la ficha Inicio, en la sección “Párrafo”, da un clic en el botón: "SmartArt". Escoge uno de los estilos.

5. Imágenes y elementos gráficos.

Las imágenes y fotografías, son un medio poderoso de comunicación.

· Deben ser de calidad y con la apropiada resolución (no sirve ninguna imagen que haporque estirarla).

· Deben tener relación con la exposición (se asimilan siempre antes de leer el texto).

· Usa imágenes únicas, evita totalmente los Cliparts e imágenes prediseñadas incluidas en Office que todos han visto alguna vez.

· En la red hay cientos de sitios gratuitos donde descargar todo tipo de imágenes en formato JPG, PNG, GIF (animadas), así como Cliparts.

· Todas las imágenes se deben comprimir usando las opciones del programa, para evitar el tamaño excesivo de la presentación y mejorar el rendimiento al reproducirla.

· Además, comprime tanto el audio como los videos en las presentaciones.

6. Usar audio, música y videos en las presentaciones.

Algunas presentaciones se hacen más amenas insertándoles música.

También puedes insertar o vincular videos específicos de tu disco duro.

Los videos online se deben descargar previamente para asegurar que se muestren al reproducir la presentación en cualquier equipo fuera de línea (offline).

7. Uso de las transiciones.

Las transiciones son Cool, pero en exceso distraen, hacen más lenta la presentación y hasta pueden bloquear al reproducirse en equipos con poca memoria.

Una imagen creada en la esquina superior izquierda, da dos saltos mortales y se ubica en la parte inferior derecha, puede parecerte algo bonito, pero es totalmente mortal.

El efecto de transición más sencillo y recomendado es: "Desvanecer".

A veces puede ser lo ideal, te lo recomiendo, las transiciones limpias y sencillas, además de ser elegantes, evitan distraer la audiencia del tema central.

8. Reproducción de las presentaciones. 

Si configuras la reproducción automática, evita asignarle muy poco o demasiado tiempo a cada diapositiva, recuerda, la audiencia necesita tiempo para procesar lo que dices, pero solamente el tiempo necesario, ni más, ni menos.

Las páginas de notas son la información adicional incluida en cada dispositiva, la cual no se ve en la presentación:

· Nos permiten incluir el texto elemental, pero no descartar información extra para ampliar lo expuesto.

· Pueden incluir texto e imágenes.

· Es posible imprimirlas.

· Para mostrarlas en una presentación es necesario usar el modo "Vista Moderador", el cual requiere dos monitores conectados al equipo.

· De esa forma se puede ver la presentación con las notas incluidas en un monitor (por ejemplo una Laptop) mientras se muestra a la audiencia en el monitor secundario la presentación básica.