Oratoria 105:

Ayudas Visuales, Potenciando las Presentaciones.

Potenciando las Presentaciones con láminas.

Las ayudas audio/visuales.

La elaboración de las ayudas visuales se incluye dentro del proceso de elaboración del discurso. No debemos olvidar que, cuando se emplean, deben formar parte indisoluble de éste y, además de servir como ayuda y guía de la presentación, ofrecen información por sí mismas. En unos casos como refuerzo o complemento y, en otros en los que sea necesario transmitir mucha información a audiencias acostumbradas a tenerlas como fuente de comunicación paralela a la palabra.

Los recursos visuales, como apoyo a la palabra hablada deben ser:

• Claros y precisos, han de ser entendidos inmediatamente por los asistentes. Los visuales deben ser lo suficientemente ilustrativos para que el ponente al referirse a ellos no tenga que aportar más explicaciones que las propias del discurso. Lógicamente, los visuales estarán también adaptados a las características de la audiencia. No debemos olvidar que deben constituir una guía de toda la exposición, tanto al ponente como a los asistentes.

• Relevantes, en el sentido en que su aporte esté justificado y contribuya a transmitir el mensaje. Que no sean un mero adorno a la exposición oral. Cada ilustración deberá estar cónsona con lo expresado por el orador. De no ser así, lo único que hacen es distraer y dar a la audiencia la sensación que no se ha dicho nada importante.

• Atractivos, es decir que causen buena impresión en la audiencia y produzcan una contemplación agradable.

• Legibles. Esta característica es fundamental. No se debe incluir ningún rótulo, gráfico o letra que no sea leído con facilidad por la audiencia. Conviene recordar que todos los signos o caracteres que aparecen en los visuales deben tener un tamaño apropiado para ser leído por los presentes quienes se encuentren en la última fila del salón. Esto nos obliga a poner pocas cosas y solo la esencia de estas. Los visuales no están pensados para incluir párrafos completos, sino titulares o puntos clave que resuman el contenido de estos. Lógicamente, dentro de las normas que rigen la gramática.

• Bien construido, de acuerdo con las técnicas actuales y las facilidades que nos dan procesadores de texto y programas de presentación. Si confeccionamos nuestros recursos a mano alzada, conviene hacer buena letra y cuidar la elaboración.

• Impactantes, o más concretamente, atractivos. De manera que sean agradables a la audiencia en su contemplación. Debemos cuidar que el impacto no esté en detrimento de su función como apoyo a la comunicación y que no incluya elementos desagradables o perturbadores para la audiencia. Cuidado con el significado de colores, formas o imágenes para la cultura o costumbres de la audiencia.

Reglas para crear una presentación exitosa con diapositivas.

Las medidas aconsejadas por expertos y especialistas en comunicación para tener en cuenta al crear cualquier presentación de diapositivas son las siguientes:

1. Simples, según Leonardo da Vinci "La simplicidad es la máxima sofisticación".

2. Usa un estilo personal y único en tus presentaciones.

3. Haz tus presentaciones fáciles de ver y de leer, aun en pantallas pequeñas. Usa tipos de fuentes para facilitar la lectura y no fatigar al lector, elige el tamaño adecuado para cada uso.

4. Usa siempre imágenes, fotografías y otros elementos gráficos. Estos son procesados más rápidamente por nuestro cerebro que cualquier texto.

5. Cuando sea necesario y lo requiera, usa audio, música y videos en las presentaciones, le agregarán valor.

6. Evita las transiciones muy complicadas y sofisticadas.

7. Configura los intervalos para la reproducción automática sabiamente.

8. Usa las páginas de notas para agregar información extra, pero necesaria en cada dispositiva y comprueba siempre la ortografía y la gramática.

1. Simplicidad y sencillez.

Para comunicar de forma efectiva, mantener la atención y el interés, reduce el número de diapositivas de la presentación al mínimo.

Limítate a una idea central por cada una de ellas.

De ser posible deja que las imágenes o gráficos cuenten la historia, reduce el uso del texto.

· La llamada "Regla de Guy Kawasaki" de 10-20-30: una presentación no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 puntos de tamaño.

· La "Regla 20-20": una presentación debe tener 20 diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una, para ser precisos y evitar fatigar y aburrir al lector.

· La "Regla del 6": no debe haber más de seis líneas por pantalla, con no más de seis palabras cada una.

· La "Regla 33" indica un máximo de 33 palabras por diapositiva.

Por supuesto ninguna de ellas es exacta, ni se aplican a todas las presentaciones.

2. Visibilidad del texto.

Los expertos aconsejan lo siguiente:

· El tamaño de la letra no debe ser menor a 34 puntos para el título.

· El texto del cuerpo de la diapositiva debe ser mayor de 24 puntos.

· Usar mayúsculas en el título y preferentemente minúsculas en el cuerpo.

· El tipo de fuente usada en el cuerpo debe ser clara, sencilla y limpia, aunque en los títulos se puede usar alguna más sofisticada.

· No se deben de emplear más de tres tipos de fuentes.

· Siempre se debe usar las fuentes incluidas en Windows, para evitar al reproducirla en otro equipo sea reemplazada por otra, lo cual generalmente es desastroso.

· No obstante si se quiere usar otra fuente, es necesaria incrustarla en el archivo (siempre requiere espacio extra).

o Para eso en las Opciones escoge: Guardar.

o Marca la casilla: "Incrustar fuentes en el archivo".

· Se deben usar las fuentes de la familia Sans-Serif (si el Serif), las cuales son más fáciles de leer en pantalla.

· Evita totalmente las fuentes en cursivas y aquellas con bordes decorativos, como Times, por ejemplo.

· Fuentes aconsejadas: Arial, Verdana, Tahoma, Lucida Sans Unicode, Comic Sans MS, Calibri, Helvética.

· Alinea el texto a la izquierda o a la derecha cuando sea imprescindible, el texto centrado es más difícil de leer y se considera de novatos.

· Simplifica en lo posible el texto. Elimina de ser posible las expresiones cortas como: "un", "a", "el", que, etc. Un ejemplo de la simplificación del texto:

o ORIGINAL - "Usa los símbolos que están incluidos en el programa".

o REDUCIDO - "Usa símbolos incluidos en el programa".
Formato del texto.

Existe una prueba para comprobar la visibilidad de una diapositiva: Imprime una diapositiva en una hoja, déjala caer al piso y comprueba si de pie se puede leer correctamente.

3. El color del fondo y el del texto en las diapositivas.

Para ver la diapositiva correctamente debe existir contraste entre el fondo y la letra. La mejor combinación es el texto oscuro sobre un fondo claro, aunque se puede usar lo inverso. Siempre usa colores sean complementarios. Se deben evitar colores muy brillantes como el amarillo o naranja, además es mejor evitar el uso de muchos colores diferentes.

No se debe combinar: rojo/verde, amarillo/violeta o azul/naranja.

4. El formato del texto.

· Evita largos párrafos y bloques de texto. El exceso de texto que sea necesario, no lo desperdicies, déjalo para las notas.

· Evita el subrayado para resaltar el texto, déjalo solo a los links, para resaltar usa negrita o cursiva.

· Si utilizas listas… usa gráficos SmartArt.

o Selecciona el texto y en la ficha Inicio, en la sección “Párrafo”, da un clic en el botón: "SmartArt". Escoge uno de los estilos.

5. Imágenes y elementos gráficos.

Las imágenes y fotografías, son un medio poderoso de comunicación.

· Deben ser de calidad y con la apropiada resolución (no sirve ninguna imagen que haporque estirarla).

· Deben tener relación con la exposición (se asimilan siempre antes de leer el texto).

· Usa imágenes únicas, evita totalmente los Cliparts e imágenes prediseñadas incluidas en Office que todos han visto alguna vez.

· En la red hay cientos de sitios gratuitos donde descargar todo tipo de imágenes en formato JPG, PNG, GIF (animadas), así como Cliparts.

· Todas las imágenes se deben comprimir usando las opciones del programa, para evitar el tamaño excesivo de la presentación y mejorar el rendimiento al reproducirla.

· Además, comprime tanto el audio como los videos en las presentaciones.

6. Usar audio, música y videos en las presentaciones.

Algunas presentaciones se hacen más amenas insertándoles música.

También puedes insertar o vincular videos específicos de tu disco duro.

Los videos online se deben descargar previamente para asegurar que se muestren al reproducir la presentación en cualquier equipo fuera de línea (offline).

7. Uso de las transiciones.

Las transiciones son Cool, pero en exceso distraen, hacen más lenta la presentación y hasta pueden bloquear al reproducirse en equipos con poca memoria.

Una imagen creada en la esquina superior izquierda, da dos saltos mortales y se ubica en la parte inferior derecha, puede parecerte algo bonito, pero es totalmente mortal.

El efecto de transición más sencillo y recomendado es: "Desvanecer".

A veces puede ser lo ideal, te lo recomiendo, las transiciones limpias y sencillas, además de ser elegantes, evitan distraer la audiencia del tema central.

8. Reproducción de las presentaciones. 

Si configuras la reproducción automática, evita asignarle muy poco o demasiado tiempo a cada diapositiva, recuerda, la audiencia necesita tiempo para procesar lo que dices, pero solamente el tiempo necesario, ni más, ni menos.

Las páginas de notas son la información adicional incluida en cada dispositiva, la cual no se ve en la presentación:

· Nos permiten incluir el texto elemental, pero no descartar información extra para ampliar lo expuesto.

· Pueden incluir texto e imágenes.

· Es posible imprimirlas.

· Para mostrarlas en una presentación es necesario usar el modo "Vista Moderador", el cual requiere dos monitores conectados al equipo.

· De esa forma se puede ver la presentación con las notas incluidas en un monitor (por ejemplo una Laptop) mientras se muestra a la audiencia en el monitor secundario la presentación básica.

Un buen Discurso… una buena presentación.

¡De la mente a la realidad!

Quizás sea una idea, una propuesta, un sueño que deseamos vender, o la ponencia cotidiana de alguna conferencia. Antes de enfocarnos en la alocución es conveniente establecer de forma clara:

•           ¿Cuál es el propósito del evento?

•           ¿Qué objetivos perseguimos con nuestra participación?

•           ¿Qué resultados esperamos obtener?

•           ¿Qué impacto o mensaje deseamos dejar en la audiencia?

¿Cómo tiene que ser un objetivo?

Claro y concreto; expresado en términos que permitan una sola interpretación.

Medible; formulado de manera que su resultado sea medible en la realidad, de forma precisa.

Observable; que su contenido se refiera a cosas reales, concretas y que puedan ser observadas.

Contar con objetivos claros le permite al orador concentrarse en el ámbito propicio para entregar su mensaje. Así, una vez terminada la charla podrá monitorear y medir su incidencia. De igual forma, debemos definir el propósito de la charla para establecer tanto la estrategia como las argumentaciones que en su preparación vamos a emplear: una charla puede ser para informar, persuadir, motivar, vender, enseñar, educar, etc. y en función de cada una de estas intenciones debemos preparar su contenido.

Planifique su exposición cuidadosamente alrededor de un mensaje básico y tenga en mente ¿cuál es el propósito de su exposición? El primer planteamiento que debe contemplar a la hora de iniciar un proceso de comunicación es determinar el objetivo que persigue, porque éste será el referente a la hora de construir el mensaje (qué va a decir y cómo), por lo tanto, deberá definir cuál es su propósito.

La mayoría de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos:

▪ Informar

▪ Persuadir

▪ Entretener

Analice su propósito, cuál es su objetivo principal:

¿Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar, como de informarse a sí mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido y reducir la incertidumbre, así como de comunicar conocimientos que permitan ampliar y precisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que se producen día a día en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son de interés para el público. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo que quiere convencer, deberá resaltar los beneficios que su argumento tiene para su interlocutor.

¿Lo que pretende es persuadir? La persuasión es mover a la acción o motivar a un cambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa, cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo básico y razón de la educación, la publicidad, la propaganda y las relaciones públicas. Para promover a la acción o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final del proceso mediante un plan de acción.

¿Lo que quiere es entretener? Necesitará recrear el ánimo de la audiencia para comunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor.

Por supuesto, tenemos que contemplar en todo momento:

¿Quién recibirá el discurso?

¿Quién nos escucha?

El conocimiento de la audiencia nos permitirá, además de integrarnos a ella, conocer su nivel de información y las nociones que tiene con respecto al tema que vamos a tratar.

Aspectos tales como:

•           ¿Cuánto saben o creen saber mis oyentes sobre el tema?

•           ¿Qué buscan en mi presentación?

•           ¿Cuáles son sus expectativas?

•           ¿Cuáles son los beneficios de escucharme?

No se deben confundir los objetivos con las expectativas de la audiencia. Si nos enfrentamos a una audiencia indispuesta a escucharnos, deberemos explicarle, desde el inicio de la charla, cuáles son las ventajas o beneficios que pueden obtener escuchando lo que vamos a decir.

Todas y cada una de las preguntas anteriores son fundamentales para encauzar nuestro discurso en profundidad, forma de expresión, ámbito, terminología, etc. Si el nivel de la audiencia es dispar, lo mejor es comenzar con una información básica lo suficientemente clara como para que todos puedan comprender lo que se les va a contar a continuación.

Hemos de tener cuidado para no molestar, menospreciar o perturbar a la audiencia más entendida, para lo que podremos emplear frases tales como “Como Ustedes conocen...”, “”permítanme recordarles...”, “supongo que ya saben...”, “como recordarán…”, etc. Evitando, por todos los medios, frases como “en atención a los que no saben...”, “para aquéllos quienes no conocen bien el tema...”.

Planificando la charla.

Al momento de elaborar su discurso, es bueno tomar unas hojas en blanco para hacer un mapa con las ideas principales. Parecido a un cuadro sinóptico, vamos colocando las ideas, una tras otra, primero las generales, luego incluiremos las de segundo orden ubicándolas dentro de cada idea principal y así sucesivamente, para posteriormente desarrollarlas al organizar el discurso. Este es el momento de valorar las ideas, potenciar algunas y despreciar otras.

No debemos intentar decirlo todo de una vez. Hay que cuidar la densidad del discurso. Si la charla contiene demasiados puntos interesantes, la audiencia se olvidará de muchos de ellos. La intervención será más eficaz si seleccionamos un par de puntos fuertes y los desarrollamos de forma adecuada, con pruebas que avalen las ideas, aclaraciones de todo lo que creamos necesario, recapitulaciones frecuentes y un resumen final de lo expuesto.

Pocas veces un buen discurso es fruto de una improvisación “totalmente imprevista”. Lo normal es que las improvisaciones resulten buenas en la medida que el orador tenga, ya sea, talento, experiencia, conocimiento y por supuesto… carisma (innato o desarrollado), lo que resultará en una “improvisación planificada”. Cuanto más cosas importantes tengamos que decir y menos tiempo tengamos para hacerlo, se hará más necesario preparar a conciencia el discurso.

Enfoque del discurso.

Los siguientes enfoques le facilitan al orador un esquema mental fácil de seguir a la hora de presentar su mensaje. Son producto de la experiencia y uso común de la oratoria en innumerables expertos de la palabra alrededor del mundo:

Inductivo: consiste en elaborar una alocución partiendo de lo particular hasta arribar a lo general; del conocimiento de hechos particulares o segmentados hacia el conocimiento de la regla general. Por ejemplo, si quiero hablar de “El cultivo de naranjas” (lo general), debo iniciar mi discurso hablando de la fruta “naranja” (lo especifico), para de ahí extenderme hasta el árbol, la siembra, el cuidado, el abono, etc., hasta llegar al cultivo. Es como ir armando un rompecabezas, partimos de una pieza y vamos entregando la formación del cuadro total.

Deductivo: el orador empieza por el aspecto general de las cosas para llegar a lo particular; o también, de los planteamientos y leyes generales hasta los planteamientos y leyes específicas. Utilizamos este método cuando, por ejemplo, hablamos del cultivo de naranjas (general), para luego llegar a la fruta “naranja” (específico). Se inicia un discurso sobre un planteamiento que ya conocíamos para arribar a conclusiones específicas que quizás desconocíamos. Como en la visión sistémica, mostramos la visión de todo el bosque y poco a poco vamos cerrando el enfoque hasta llegar a lo detallado, aquel árbol, con su individualidad y características antes no contempladas.

Analogías: La analogía es una herramienta intelectual ampliamente utilizada en los procesos de enseñanza aprendizaje. Su potencialidad estriba en la capacidad que tiene para poner en relación conocimientos adquiridos anteriormente (lo análogo) de los nuevos conocimientos que se quieren integrar. Es el razonamiento basado en la existencia de atributos semejantes en seres o cosas diferentes. Con este método ayudamos al público a realizar el siguiente razonamiento; “si dos fenómenos son similares, en uno o más sentidos, factiblemente serán similares también en otros sentidos”. Si quiero hablar de “la vida humana” puedo hablar, por analogía, de “la vida de una flor”, compararla y explicar sus coincidencias, para hacer más didáctica y amena mi disertación.

Título del discurso.

¿Cuántas veces no se ha detenido ante un titular de la prensa o el de una revista, cuya forma de enlace en las palabras ha llamado su atención o impresionado el subconsciente?

El título del discurso es algo que no debemos dejar al azar ni a la buena voluntad de los organizadores del evento. Inclusive, es la apertura hacia nuestra audiencia y en muchas ocasiones es la única información que con antelación a la charla van a recibir los asistentes.

Buscaremos un título de acuerdo con la audiencia a la que va dirigida la charla. Corto, concreto y explícito.

Debemos huir de los títulos tópicos que den la impresión que lo que se les va a contar ya lo conocen, pero también de los que resulten excesivamente innovadores, enrevesados y difíciles de entender y, por supuesto, los vagos e inconcretos.

Buscaremos un título de acuerdo con la audiencia a la que va dirigido, lo más corto posible, pero lo suficientemente concreto y explícito para que dé una idea de lo que se persigue con la charla. En la actualidad están de moda aquellos títulos que resumen o incluyen el objetivo o la finalidad principal de la charla o la intención final de ésta. Frases como: Sea millonario, cómo triunfar en la vida, aproveche las oportunidades de... son muy corrientes. Sin embargo, en el ámbito académico se busca más un título que tenga carácter de enunciado y que permita un desarrollo concreto y pormenorizado posterior. De nuevo las características de la audiencia a la que nos dirigimos nos van a marcar la pauta en este sentido.